GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO • Evaluación e implementación de la infraestructura de red y almacenamiento para 10 computadoras en F&R Corp S.A.C.

PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LOS COSTOS

📥 ENTRADAS

Plan para la dirección del proyecto

✓ Plan de Gestión del cronograma

El plan de gestión del cronograma comprende varios puntos importantes, tales como el modelo de programación, su nivel de exactitud, umbrales de control, etc. Estos puntos son la base para los procesos siguientes y la realización de un cronograma en condiciones; todos estos puntos se detallan de manera formal en el siguiente documento.

Plan de gestión de cronograma

✓ EDT

La Estructura de Desglose de Trabajo (EDT) y el Diccionario EDT se visualizan en el siguiente enlaces

Descomposición EDT Diccionario EDT

✓ Cronograma del proyecto

El cronograma del proyecto final fue elaborado y representado mediante el diagrama de Gantt en ProjectLibre, este incluye todas las tareas planificadas, relaciones lógicas de precedencia, recursos asignados y la ruta crítica definida. Esta vista permite gestionar el tiempo del proyecto, analizar el impacto de cambios y realizar el seguimiento diario.

Cronograma del proyecto

Factores ambientales de la empresa

La lista de factores ambientales tanto internos como externos, su detallado más a fondo y la importancia en la organización se pueden ver aquí. Factores ambientales de la empresa

Activos de los procesos de la organización

La lista de activos, su detallado más a fondo y la importancia en la organización se pueden ver aquí. Activos de la organización

🛠️ HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

Análisis de datos

✓ Análisis de Alternativas Financieras y Análisis de Valor Presente Neto (VPN)

Se aplica para determinar la viabilidad financiera de las opciones del proyecto.
Se calculan los flujos de costos por cada etapa del proyecto y su impacto en el valor presente descontado.
Fórmula utilizada:

Donde:
- A = Inversión inicial
- C1,C2,C3,C4 = Ahorros anuales
- i = tasa de descuento
🧠 Datos del Proyecto para el Cálculo del VPN
- Inversión Inicial (A): S/. 12,000 (costo total del proyecto estimado)
- Ingresos/Beneficios esperados (C):
  - Este proyecto no genera ingresos directos, pero sí ahorros operativos anuales estimados en S/. 4,000 por:
    - Eliminación de uso de USBs (seguridad y menor riesgo de pérdidas).
    - Reducción de tiempos administrativos (NAS centralizado).
    - Menor pérdida de información (respaldo automático).
    - Reducción de soporte externo o recuperación de datos.
- Horizonte de análisis: 4 años (vida útil del servidor NAS y la red antes de que requieran reemplazo tecnológico).
- Tasa de descuento (i): 10% anual (considerando riesgo tecnológico, inflación y costo de oportunidad para la empresa).
✅ Resultados Finales:
- Estructura Híbrida: Se separan los costos fijos (infraestructura, servidor NAS, materiales) y los costos variables (capacitación, soporte técnico, iteraciones de pruebas).
- Composición del Presupuesto:
  - Infraestructura de red: 18%
  - Implementación del NAS: 22%
  - Seguridad y políticas: 20%
  - Capacitación: 15%
  - Soporte post implementación: 10%
  - Gestión, control y riesgos: 15%
- Análisis VPN:
VPN = +/S.679.40

Con esto podemos decir que el proyecto es viable financieramente, porque el VPN es positivo. La empresa recupera la inversión inicial de S/. 12,000 y genera un valor agregado de S/. 679.40 al cabo de 4 años.

📤 SALIDAS

Plan de gestión de los costos

El plan de gestión de los costos es un componente del plan para la dirección del proyecto y describe la forma en que se planificarán, estructurarán y controlarán los costos del proyecto. Los procesos de gestión de los costos, así como sus herramientas y técnicas asociadas se veran en el siguiente documento.

Plan de gestión de los costos

ESTIMAR COSTOS

📥 ENTRADAS

Plan para la dirección del proyecto

✓ Plan de gestión de los costos

Plan de gestión de los costos

✓ Linea base del alcance

La línea base del alcance consta de tres documentos, estos son el Enunciado del alcance del proyecto, la Estructura de Desglose de Trabajo (EDT) y el Diccionario EDT; esta colección de documentos dictaminarán el alcance base del proyecto.

El enunciado del proyecto se puede visualizar en el archivo

Enunciado del proyecto

La Estructura de Desglose de Trabajo (EDT) y el Diccionario EDT se visualizan en el siguiente enlaces

Descomposición EDT Diccionario EDT

Documentos del proyecto

✓ Cronograma del proyecto

Cronograma del proyecto

Factores ambientales de la empresa

La lista de factores ambientales tanto internos como externos, su detallado más a fondo y la importancia en la organización se pueden ver aquí. Factores ambientales de la empresa

Activos de los procesos de la organización

La lista de activos, su detallado más a fondo y la importancia en la organización se pueden ver aquí. Activos de la organización

🛠️ HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

Estimación Análoga

Empresa Referencial: GRAFIRED S.A.C

✔️ Justifiación de uso

La estructura operativa, tecnológica y los objetivos de digitalización y seguridad son prácticamente equivalentes a los de F&R Corp S.A.C., lo que permite tomar los costos y la estructura del proyecto de GRAFIRED como un marco válido y realista para estimar los costos.

Proyecto realizado: Implementación de red LAN segmentada y servidor NAS con respaldo automático.

✔️ Características comunes con F&R Corp

Oficina con 10 estaciones de trabajo.
Operación en un solo local, similar a F&R Corp.
Baja digitalización inicial, uso de almacenamiento en USBs, sin políticas formales de seguridad.

✔️ Alcance del proyecto en GRAFIRED

Instalación de red LAN con VLAN.
Implementación de un servidor NAS OpenMediaVault.
Capacitación al personal en seguridad digital.
Elaboración de políticas internas.
Soporte post implementación.

✔️ Duración del proyecto: 60 días calendario (igual a F&R Corp).

✔️ Costo total registrado: S/. 11,500.

Estimación Ascendente

✔️ Fundamento

Cálculo detallado desde las tareas más pequeñas de la EDT.
Se asignan costos individuales a cada actividad según:
- Mano de obra (horas persona).
- Hardware (NAS, switches, routers).
- Materiales (manuales, documentos, configuraciones).

✔️ Aplicación

Alta precisión en actividades con esfuerzo predecible (configuración, instalación física, creación de políticas y bitácoras).

Estimación Por Tres Valores

✔️ Fórmula

Donde:

Co = Costo Optimista.
𝐶𝑚 = Costo Más Probable (basado en datos de GRAFIRED y cotizaciones).
𝐶𝑝 = Costo Pesimista (considera riesgos, demoras o sobrecostos).

✔️ Uso

Aplicada especialmente en tareas con incertidumbre: configuración de red, instalación de NAS, pruebas funcionales y capacitación.

📤 SALIDAS

Base de las estimaciones

La cantidad y el tipo de detalles adicionales que respaldan la estimación de costos varían en función del área de aplicación se puede ver en el siguiente documento.

Base de las estimaciones

Estimaciones de costos

Las estimaciones de costos se veran de manera detallada en el siguiente documento.

Estimaciones de costos

DETERMINAR PRESUPUESTO

📥 ENTRADAS

Plan para la dirección del proyecto

✓ Plan de gestión de los costos

Plan de gestión de los costos

✓ Linea base del alcance

El enunciado del proyecto se puede visualizar en el archivo

Enunciado del proyecto

La Estructura de Desglose de Trabajo (EDT) y el Diccionario EDT se visualizan en el siguiente enlaces

Descomposición EDT Diccionario EDT

Documentos del proyecto

✓ Base de las estimaciones

La cantidad y el tipo de detalles adicionales que respaldan la estimación de costos varían en función del área de aplicación se puede ver en el siguiente documento.

Base de las estimaciones

✓ Estimaciones de costos

Las estimaciones de costos se veran de manera detallada en el siguiente documento.

Estimaciones de costos

✓ Cronograma del proyecto

Cronograma del proyecto

Factores ambientales de la empresa

La lista de factores ambientales tanto internos como externos, su detallado más a fondo y la importancia en la organización se pueden ver aquí. Factores ambientales de la empresa

Activos de los procesos de la organización

La lista de activos, su detallado más a fondo y la importancia en la organización se pueden ver aquí. Activos de la organización

🛠️ HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

Análisis de datos

✓ Entre las técnicas de análisis de datos utilizaremos el análisis de reserva, el cual puede establecer las reservas de gestión para el proyecto. Las reservas de gestión son cantidades específicas del presupuesto del proyecto que se retienen con el objetivo de contemplar los desconocidos-desconocidos que pueden afectar a un proyecto. La reserva de gestión no se incluye en la línea base de costos, pero forma parte del presupuesto total y de los requisitos de financiamiento del proyecto.

✔️ Análisis de Reserva

✔️ Se establece una Reserva de Contingencia del 10% del presupuesto estimado para cubrir riesgos identificados (S/. 1,143.30).

✔️ Se plantea una Reserva de Gestión del 5% adicional para riesgos no identificados (S/. 571.65).

El cálculo de este análisis se puede ver más detallado en el siguiente documento

Cálculo

📤 SALIDAS

Línea Base de Costos

La línea base de costos es la versión aprobada del presupuesto del proyecto con fases de tiempo, excluida cualquier reserva de gestión, la cual sólo puede cambiarse a través de procedimientos formales de control de cambios.

✔️ Valor: S/. 11,433.00

✔️ Incluye los costos autorizados por actividad y por componente de la EDT, sin incluir las reservas de gestión.

✔️ Se utilizará como referencia para el control de costos, medición de desempeño y variaciones.

El detalle se puede ver en este documento Línea Base de Costos

Requisitos de Financiamiento del Proyecto

Los requisitos de financiamiento representan cuándo y cuánto dinero se necesita a lo largo del tiempo para mantener el flujo de caja del proyecto.

✔️ Incluye la suma de:

Línea base de costos (S/. 11,433.00).

Reserva de contingencia (S/. 1,143.30).

Reserva de gestión (S/. 571.65).

✔️ Total requerido: S/. 13,147.95

✔️ Calendario de Desembolso Estimado:

El detalle se puede ver en el siguiente documento Requisitos de financiamiento

Actualizaciones a los documentos del proyecto

En este punto se documenta todo lo que se ajusta en función del presupuesto definido.

✔️ Documentos Actualizados:

EDT (con costos asociados).
Diccionario de la EDT (se añaden costos por entregable).
Plan de gestión de costos (actualización con línea base y reservas).
Cronograma financiero vinculado al cronograma de ejecución técnica.